关于采购询价你应该知道的那些事

询价采购的小技巧:基础版

询价是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。以疫情期间的采购为例,2020年的新冠肺炎让防疫物资成为各大企业和个人争相“抢购”的对象,采购部门必须快速找到合适的供应商。在接到请购单、采购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商,提供询价资料。那么一个完整的询价文件应该包括哪些部分呢?

(一)“品名”与“料号”

询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。品名应尽量能从其字面上看出产品的特性与种类,“料号”中一个位数的不同可能变成另一个产品的。

(二)数量

采购量的大小会直接影响价格。计量单位包括“年、季、月需求量”和“不同等级的需求数量”,如数量为500K,1M,3M等,数量除了让供应商了解需求量及采购形态外,也可让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

(三)规格书

规格书是一个描述采购产品品质的工具,以防疫物资为例,规格书应包括最“新版本”的产品图、产品规格、材料规格、装箱数量、包装尺寸重量等有助于供应商报价的一切资讯。

(四)品质要求

表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以使用以下几种方式呈现:

  1. 品牌:使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省采购时间、降低采购花费,也能降低品质检验的手续,只需确认产品的标示即可。
  2. 商业标准:商业标准对于产品的尺寸、材料、成分占比、制造工艺等,都有一个共通的完整描述。例如口罩、防护服、手套,可以采用市面上已有的标准,免除对品质上的误解。
  3. 材料与认证:当对材料或出口有特定的要求时,需要详细询问。例如防疫物资的材料需要达到什么要求。出口到欧美需要CE和FDA等相关认证,供应商是否具备?
  4. 样品:在询价的最后,索要样品对买方了解供应商有很大的帮助,尤其是对颜色、规格、工艺、材料,在用于有市场等级要求的产品上比较普遍。

(五)报价基础

通常包括报价的“币值”与“贸易条件”,国际贸易报价币值多以美元(USD)计价,贸易条件可能是“出厂价”或“到厂价”。至于是否以采购当地币值计价,则视汇率的稳定与否有弹性的做法。同时报价是具有时限的,对于例如医疗防疫这样的物资,价格几乎两三天一变

(六)付款条件

在情况处于买方市场时,在竞争性市场中供给超过需求,买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合,如记帐方式(O/A),T/T60天甚至90天。但如果处于卖方市场,因为需求超过供给甚多,情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方,如选择货到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或预付货款(T/T in advance)。

付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日”,在国际贸易中国内供应商通常以出货日(Shipping Date)、发票日(In voice Date)或装船日(OnBoardDate)来起算付款到期的时间。

(七)包装要求

包装方式在供应商估算价格时占有很大比重,除了形状特殊或体积庞大的订制品外,供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及纸板等包装材料。此外,供应商在了解买方的包装要求后,也可提供建议是否能考虑采用标准包装,或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。

(八)交货和运送地点

运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国际采购中的运送地点与交货方式决定了价格。如果要求卖方来以CIF报价,无论海运或空运,运输费与保险费最好由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式,除非买方指定空运。供应商通常以海运为基础报价,因为海运是最经济的一种交货方式。

(九)售后服务和保证期限

供应商往往会提供基本的售后服务与保证期限。如果有特殊要求,可以提出,例如要求延长保证期限,或改变售后服务的内容等等,因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。